Documentos · Extracción · Revisión contable
Una factura recibida como PDF, una foto torcida o un justificante enviado por mensajería no deberían obligarte a transcribir la información varias veces. Velto propone un recorrido que extrae datos, plantea el tratamiento contable y separa lo que necesita revisión. Prueba el ejemplo con datos ficticios y evalúa el proceso con los documentos y las excepciones que más trabajo generan en tu despacho.
Para asesorías, gestorías, pymes y autónomos en España.
GESTIÓN QUE PUEDES VER
Identifica los datos leídos y las excepciones antes de continuar con la revisión contable.
Ejemplo de interfaz. Activa JavaScript para explorar la demostración interactiva.
«Velto, prepara la revisión de este expediente»
Preparar · revisar · decidirContrasta los campos con el documento original antes de continuar.
Ilustraciones y demostraciones con datos ficticios. No realizan operaciones contables ni presentaciones reales.
01 / Documentos · Extracción · Revisión contable
El resultado empieza en la calidad del documento. Comprueba que aparezcan todas las páginas, que los importes se lean y que el archivo corresponda a la empresa adecuada. Una foto recortada puede ocultar la cuota de IVA o el número de factura. Define con el cliente unas instrucciones sencillas de captura y un estado para devolver documentos incompletos antes de intentar convertirlos en una propuesta contable.
Si recibes justificantes por mensajería, incorpora el archivo al circuito del despacho junto con su contexto: cliente, fecha de recepción y persona que lo aporta. Este flujo no presupone una integración directa con ninguna aplicación de terceros. Durante la demo, confirma las vías de entrada disponibles y cómo se conserva el soporte. Una conversación aislada no debe convertirse en el único archivo documental de una operación.
02 / Documentos · Extracción · Revisión contable
OCR significa reconocer contenido del documento. La interpretación contable exige reglas, contexto y una revisión posterior.
Solicita ver cómo se extraen NIF, número de factura, fecha, base imponible, tipo de IVA y total. En documentos con varios tipos, descuentos o retenciones, la propuesta debe permitir comprobar cada desglose. Revisa también la moneda y si un importe corresponde al total o a un pago parcial. Una lectura plausible puede ser errónea; por eso el documento y los campos propuestos deben poder contrastarse antes de validar.
Un presupuesto, un albarán y un justificante de pago pueden parecerse a una factura sin cumplir su misma función. Diferencia los tipos de documento y conserva su relación cuando apoyen una operación. Para revisar posibles duplicados, considera número, emisor, fecha e importe, incluyendo archivos reenviados. La detección de coincidencias debe presentarse como una alerta revisable, especialmente en facturas rectificativas o proveedores con numeraciones poco uniformes.
03 / Documentos · Extracción · Revisión contable
El OCR reconoce importes y textos; no conoce por sí solo el uso económico de una compra. Relaciona la propuesta con el plan de cuentas del cliente, las reglas de proveedor y los criterios del despacho. Revisa si el gasto corresponde al periodo, si exige periodificación o si puede tratarse de un activo. Pide una prueba que muestre cómo se corrige una subcuenta sin perder el vínculo con la factura.
Que el debe y el haber coincidan es una comprobación necesaria, pero no suficiente. Revisa IVA, retenciones, acreedores y conceptos, así como el tratamiento de las rectificativas. El flujo debe separar la preparación de la confirmación y dejar claras las operaciones pendientes. En la demostración, los asientos son propuestas ficticias: no se trasladan a una contabilidad real ni acreditan que todos los documentos se interpreten sin errores.
04 / Documentos · Extracción · Revisión contable
Un estado genérico de «error» obliga a abrir cada expediente para averiguar qué ocurre. Es más útil distinguir un NIF ausente, una suma inconsistente, un documento ilegible o una duda de clasificación. Acordad quién resuelve cada tipo y cómo se solicita información adicional al cliente. El objetivo es ordenar la revisión y reducir intercambios repetidos, manteniendo una explicación comprensible para la persona que toma la decisión.
Elige documentos frecuentes y difíciles: una factura de varias páginas, un abono, una imagen con poca luz y una operación con retención. Compara extracción, clasificación y tiempo de revisión frente al proceso actual. Comprueba también la búsqueda posterior, los permisos y las posibilidades de exportación. Así evalúas utilidad en la cartera real sin asumir una precisión universal ni confundir una maqueta visual con el resultado del servicio contratado.
De la instrucción al borrador
Define empresa, periodo y tipo de operación. Reúne los archivos completos y acuerda las vías disponibles para incorporarlos. En una prueba inicial, utiliza documentos autorizados y evita datos innecesarios para evaluar la función.
Contrasta identificación, fechas e importes con el original. Examina el desglose de IVA y la subcuenta propuesta. Separa los casos ambiguos y solicita al cliente lo que falte antes de dar la preparación por terminada.
La persona responsable comprueba el debe y el haber, confirma el criterio y conserva la relación con el archivo. Solicita conocer cómo se registra una corrección y cómo se recupera el expediente durante una revisión posterior.
| Tarea del despacho | Método tradicional manual | Flujo propuesto con Velto |
|---|---|---|
| Leer una factura | Copiar NIF, fechas e importes a mano | Contrastar campos propuestos con el original |
| Preparar el asiento | Repetir la clasificación en cada documento | Revisar propuestas según las reglas de la empresa |
| Resolver excepciones | Revisar todo con el mismo orden | Organizar las dudas por tipo y responsable |
Un despacho. Un flujo de trabajo.
De la factura al cierre: profundiza en la tarea que necesita tu equipo.
Respuestas para decidir
Criterios concretos para preparar tu siguiente paso.
El OCR reconoce texto y datos de un archivo. Preparar un asiento implica interpretar la operación, elegir cuentas y aplicar un tratamiento fiscal y contable. Son pasos relacionados que necesitan comprobaciones distintas y una validación profesional antes del registro definitivo.
El flujo propuesto contempla documentos PDF e imágenes legibles. La disponibilidad de formatos y límites se debe confirmar en la demo. Una foto completa y enfocada facilita la extracción; si faltan páginas o importes hay que solicitar un nuevo documento.
No debes asumirlo por el hecho de poder leerlo. El tratamiento depende de los requisitos documentales y de las circunstancias de la operación. El asesor debe revisar si el justificante es suficiente y si procede solicitar documentación adicional al emisor.
Se pueden contrastar identificadores, emisor, fechas e importes y señalar coincidencias para revisión. Una alerta no significa que ambos archivos sean necesariamente la misma operación. Es importante revisar rectificaciones y documentos reenviados antes de decidir qué hacer con ellos.
El equilibrio matemático es una de las comprobaciones del flujo, pero no garantiza que la clasificación o el tratamiento fiscal sean correctos. Revisa bases, cuotas, retenciones y cuentas. Los ejemplos de esta web son simulaciones que no modifican libros reales.
Esta página no afirma que haya una integración directa. Describe cómo organizar documentos recibidos por diferentes vías. Consulta en la demo los canales disponibles, el procedimiento de incorporación y cómo se asocian los archivos al expediente correcto del cliente.
Prepara una muestra representativa de tu cartera y compara campos extraídos, errores detectados, correcciones y tiempo de revisión. Incluye documentos complejos. Aclara el alcance contratado, las condiciones de tratamiento de datos y las opciones de exportación antes de decidir.
Información normativa: Preguntas frecuentes de la AEATDeclaración responsable del fabricante. Consulta siempre los requisitos y el ámbito aplicables a cada cliente.
Revisa el alcance, los permisos y las funciones disponibles en una demostración personalizada.
VELTO